Pocos temas generan tanta confusión en las empresas como el registro horario. Cada pocos meses aparece un titular anunciando que el “fichaje digital ya es obligatorio”, seguido de otro que lo desmiente. Vamos a poner orden con datos verificables: qué te obliga la ley hoy, qué está en camino y cómo preparar tu empresa para llegar sin prisas ni sanciones.
¿Es obligatorio el registro horario en España?
Sí, y desde hace años. El Real Decreto-ley 8/2019, en vigor desde el 12 de mayo de 2019, modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores para exigir que todas las empresas registren diariamente la jornada de cada persona trabajadora, incluyendo la hora de inicio y de fin.
Esta obligación es universal: se aplica a cualquier empresa con trabajadores por cuenta ajena, sin importar su tamaño ni su sector. El registro debe conservarse cuatro años y estar a disposición de la plantilla, la representación legal y la Inspección de Trabajo.
¿Es obligatorio el fichaje digital en 2026?
Todavía no. Y aquí está el matiz que muchos titulares omiten. Lo que está previsto —pero aún no en vigor— es que ese registro pase a ser obligatoriamente digital, inalterable y accesible en tiempo real para la Inspección. Esa reforma se tramita mediante un nuevo Real Decreto que, a septiembre de 2026, sigue sin aprobarse.
Este es el recorrido real de la norma:
- 30 de septiembre de 2025 — el Consejo de Ministros aprueba tramitarla por vía urgente.
- 23 de marzo de 2026 — el Consejo de Estado emite un dictamen desfavorable al proyecto.
- 24 de julio de 2026 — se acuerda aplazar la aprobación para reelaborar el texto.
- Septiembre de 2026 — el Real Decreto no está aprobado ni publicado en el BOE, y no tiene fecha oficial de entrada en vigor.
En otras palabras: el registro de jornada es obligatorio hoy, pero la exigencia de que sea 100 % digital es un cambio que llegará, no una realidad en vigor. Anticiparse es inteligente; entrar en pánico, innecesario.
Qué cambiará con el nuevo Real Decreto
Aunque el texto puede variar antes de su aprobación, el borrador que se ha tramitado apunta a estos requisitos técnicos:
- Fin del papel y del Excel: solo se admitirían sistemas digitales.
- Registro inalterable con log de auditoría que deje constancia de cualquier modificación.
- Acceso remoto para la Inspección (vía API), con respuesta en un plazo breve.
- Conservación durante cuatro años, como ya ocurre hoy.
- Restricciones al uso de datos biométricos (huella, reconocimiento facial).
El dictamen desfavorable del Consejo de Estado se apoyó, entre otros motivos, en el coste de implantación para las empresas, en dudas sobre protección de datos, en el rango normativo (sugiere tramitarlo como ley y no como decreto) y en la falta de adaptación a sectores como la hostelería. Son precisamente los flecos que se están reelaborando.
¿Qué sanciones hay por no registrar la jornada?
Aquí conviene desmontar un mito muy extendido. No llevar el registro de jornada es una infracción grave (artículo 7.5 de la LISOS) y se sanciona con multas de 751 a 7.500 €… por empresa, no por trabajador. La cifra de “hasta 10.000 € por trabajador” que circula procede de propuestas de reforma que no están en vigor.
Que la multa sea “por empresa” no significa que el riesgo sea menor: la Inspección de Trabajo ha intensificado el control. En 2024 levantó 1.869 actas relacionadas con el registro horario, casi un 90 % más que en 2019. El cumplimiento ha dejado de ser opcional en la práctica.
Papel o Excel frente a sistema digital
| Aspecto | Papel / Excel | Sistema digital |
|---|---|---|
| ¿Válido hoy? | Sí, si es diario y fiable | Sí |
| ¿Válido con el futuro Real Decreto? | Previsiblemente no | Sí |
| Riesgo de alteración | Alto | Bajo (registro inalterable) |
| Acceso de la Inspección | Manual | Inmediato |
| Esfuerzo administrativo | Elevado | Bajo (automatizado) |
Cómo preparar tu empresa ahora (sin sobresaltos)
- Registra ya la jornada de toda la plantilla, si aún no lo haces: es obligatorio hoy.
- Elige un sistema fiable e inalterable. Aunque el papel siga siendo legal por ahora, migrar a digital te deja preparado para el cambio.
- Conserva los registros cuatro años y mantenlos accesibles.
- Aprueba una política interna de registro horario y comunícala a la plantilla.
- Revisa tu convenio colectivo: puede añadir particularidades sobre jornada y pausas.
- Cuida la protección de datos, sobre todo si valoras sistemas biométricos.
- Anticípate a lo digital: cuando el Real Decreto se apruebe, habrá un plazo de adaptación; quien ya haya migrado no tendrá que correr.
Si gestionas turnos rotativos, la organización de turnos y el registro horario van de la mano: un buen cuadrante facilita un fichaje limpio y sin conflictos.
Cómo puede ayudarte LN Consultores
El registro horario es una de esas obligaciones que consumen tiempo y generan dudas legales. En LN Consultores ayudamos a las empresas a cumplir sin complicarse: definimos la política de registro, implantamos un sistema digital conforme y nos ocupamos de la gestión laboral del día a día a través de nuestro servicio de externalización de RR.HH. Así tu equipo se centra en lo suyo mientras nosotros vigilamos que todo esté en regla.
El registro horario ya es obligatorio; el fichaje digital lo será pronto. La mejor estrategia no es esperar al último día, sino llegar preparado.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio el fichaje digital en España en 2026?
No. A fecha de septiembre de 2026 el fichaje exclusivamente digital todavía no es obligatorio: el Real Decreto que lo regularía sigue en tramitación y no se ha publicado en el BOE. Lo que sí es obligatorio desde 2019 es registrar la jornada de todos los trabajadores por algún medio fiable.
¿Desde cuándo es obligatorio registrar la jornada laboral?
Desde el 12 de mayo de 2019, cuando entró en vigor el Real Decreto-ley 8/2019 que modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Afecta a todas las empresas, con independencia de su tamaño o sector.
¿Qué sanción hay por no llevar el registro horario?
No registrar la jornada es una infracción grave (art. 7.5 de la LISOS) y se sanciona con multas de entre 751 y 7.500 € por empresa. El importe se aplica por empresa, no por trabajador, aunque es una confusión frecuente.
¿Sirve un Excel para el registro horario?
Hoy puede ser válido si el registro es diario, fiable y refleja las horas reales. Sin embargo, el futuro Real Decreto prevé prohibir el papel y el Excel y exigir un sistema digital inalterable, por lo que conviene ir migrando a una solución digital.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros de jornada?
La empresa debe conservar los registros durante cuatro años y mantenerlos a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.