«¿Y no me vale el Excel para fichar?» Es la pregunta que más se repite cuando hablamos de registro horario. La respuesta corta: hoy puede valerte; mañana, casi seguro que no. Vamos a ver las diferencias entre papel, Excel y fichaje digital, y por qué migrar ahora es la decisión inteligente. (Si quieres el contexto legal completo, lo tienes en nuestra guía sobre el registro horario digital en 2026).
¿Sirve el Excel para el registro horario?
A día de hoy, un registro en Excel puede ser válido si cumple lo esencial: es diario, fiable y refleja las horas reales de inicio y fin de cada trabajador, y se conserva a disposición de la plantilla y la Inspección. Mucha pyme lo hace así y, por ahora, es legal.
El problema no es tanto la legalidad actual como hacia dónde va la norma: el futuro Real Decreto prevé prohibir el papel y el Excel.
Los problemas del papel y el Excel
Aunque hoy sean legales, arrastran debilidades que te juegan en contra:
- Son manipulables: una hoja de cálculo se edita sin dejar rastro. Ante una inspección, es difícil demostrar que el registro es fiel.
- No tienen trazabilidad: nadie sabe quién cambió qué ni cuándo.
- Dan mucho trabajo: rellenar, recopilar y cuadrar horas a mano consume tiempo y genera errores.
- Se pierden: papeles traspapelados, archivos sin copia, versiones duplicadas…
Qué exigirá el fichaje digital
El borrador del nuevo Real Decreto apunta a requisitos que el papel y el Excel no pueden cumplir:
- Registro inalterable, con log de auditoría de cualquier modificación.
- Acceso para la Inspección de Trabajo (previsiblemente en remoto).
- Conservación durante cuatro años.
- Restricciones al uso de datos biométricos (huella, cara).
En otras palabras: el sistema tiene que probar por sí mismo que los datos son fiables. Eso solo lo da lo digital.
Papel y Excel frente a fichaje digital
| Aspecto | Papel / Excel | Fichaje digital |
|---|---|---|
| ¿Válido hoy? | Sí, si es diario y fiable | Sí |
| ¿Válido con el futuro Real Decreto? | Previsiblemente no | Sí |
| Manipulación | Fácil, sin rastro | Inalterable, con auditoría |
| Acceso de la Inspección | Manual | Inmediato |
| Tiempo de gestión | Alto | Bajo (automatizado) |
| Errores | Frecuentes | Mínimos |
Por qué migrar ya (y no esperar al último día)
Podrías esperar a que el Real Decreto se apruebe… pero no es buena idea. Cuando entre en vigor habrá un plazo de adaptación, y todo el mundo querrá migrar a la vez. Quien ya lo haya hecho llegará tranquilo. Además, la Inspección de Trabajo ya aprieta: en 2024 levantó 1.869 actas relacionadas con el registro horario, casi un 90 % más que en 2019. No registrar bien la jornada es una infracción grave, con multas de 751 a 7.500 € por empresa.
Cómo elegir un sistema de fichaje digital
No necesitas lo más caro, sino lo que cumpla y te simplifique la vida:
- Legal e inalterable, con registro de auditoría.
- Sencillo para la plantilla (móvil, web o terminal).
- Accesible: que puedas exportar y poner los datos a disposición fácilmente.
- Adaptado a tu realidad (turnos, teletrabajo, movilidad).
- Con soporte y garantías de protección de datos.
Cómo puede ayudarte LN Consultores
En LN Consultores te ayudamos a cumplir sin complicarte: revisamos cómo registras la jornada hoy, definimos la política de registro horario e implantamos un sistema digital conforme, integrándolo en la gestión laboral de tu empresa. Así llegas preparado al cambio normativo y te olvidas de sustos con la Inspección.
El Excel te ha servido hasta hoy. Migrar a digital es adelantarte a mañana… y dormir tranquilo.
Preguntas frecuentes
¿Es legal fichar con Excel?
Hoy puede serlo si el registro es diario, fiable y refleja las horas reales de cada persona. Sin embargo, el futuro Real Decreto de registro horario prevé prohibir el papel y el Excel y exigir un sistema digital inalterable, así que conviene ir migrando.
¿Cuándo será obligatorio el fichaje digital?
A fecha de septiembre de 2026 todavía no hay fecha: el Real Decreto que lo regularía sigue sin aprobarse ni publicarse en el BOE. Lo que ya es obligatorio desde 2019 es registrar la jornada por algún medio fiable.
¿Qué exigirá el sistema de fichaje digital?
Según el borrador, un registro inalterable con log de auditoría de cualquier cambio, acceso para la Inspección de Trabajo y conservación de los datos durante cuatro años, con restricciones al uso de datos biométricos.
¿Merece la pena migrar antes de que sea obligatorio?
Sí. Cuando el Real Decreto se apruebe habrá un plazo de adaptación; quien ya haya migrado no tendrá que correr. Además, un sistema digital reduce errores, ahorra tiempo y baja el riesgo de sanción.